les entreprises accélèrent la numérisation de leurs documents, Numérique-Cybersécurité

Qui dit télétravail, dit besoin d’accéder à ses dossiers, comme aux courriers qui continuent d’arriver à l’entreprise. Avec le recours massif au travail à distance pour les employés de bureau depuis le début de la pandémie, la question de la numérisation des documents des entreprises se fait de plus en plus pressante. « Il y a eu une prise de conscience des entreprises », affirme Boris Coriol, président et directeur général de Numerize (2,4 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2019 pour 22 employés), une PME alsacienne spécialisée dans la dématérialisation de documents. « Certaines, qui nous disaient vouloir attendre pour numériser leurs documents, ont changé leur fusil d’épaule », ajoute-t-il.

D’autant plus qu’elles n’avaient pas forcément envisagé l’ampleur du problème. « Le premier réflexe pour partager des documents électroniques dans les entreprises a été d’utiliser la messagerie. Or cela pose plusieurs soucis, dont celui d’avoir des personnes qui travaillent sur des versions différentes d’un même document », relève ainsi Eric Blat, directeur marketing et alliances groupe de la société parisienne Numen Services (50 millions d’euros de chiffre d’affaires pour près de 900 salariés).

Les TPE « plus en retard »

Jusqu’en 2019, le marché de la numérisation était déjà en croissance de 6 à 8 % par an en France, pour une taille évaluée entre 3 et 7 milliards d’euros selon différentes sources, indique Jean-Pierre La Hausse de Lalouvière, président de l’association eFutura qui regroupe une centaine de sociétés du secteur de la transition numérique, dont Numen Services. Sans pouvoir encore avancer de chiffre pour 2020, celui-ci assure que la tendance est bel et bien à l’accélération depuis le premier confinement. Aussi bien chez les entreprises privées que publiques, mais davantage chez les grandes structures et les PME que chez les TPE, qu’il juge « plus en retard ».

Ce qui n’est pas nouveau. A l’instar des autres secteurs de la digitalisation comme le commerce en ligne, déjà avant la pandémie « les grandes entreprises et les PME s’automatisaient plus facilement », note Jean-Pierre La Hausse de Lalouvière.

Externalisation de la salle courrier

La masse de papiers à numériser est en tout cas immense. Factures, bulletins de paie, contrats juridiques à valeur probatoire ou encore documents techniques peuvent ainsi quitter leurs armoires (dans l’entreprise ou chez un tiers archiveur) et passer au crible des scanners. C’est le cas aussi pour tous les documents de travail sur lesquels les salariés échangent, s’ils ne sont pas créés d’office sous un format numérique. « Depuis un an, nous recevons beaucoup de demandes relatives à l’externalisation de la salle courrier », précise également Joël Quéré, directeur avant-vente de Numen Services. Les fichiers concernés relèvent tant des archives que des flux quotidiens, comme les courriers.

Une fois triés et numérisés, les documents sont mis à disposition pour consultation et partage dans un logiciel de gestion électronique des documents. L’intelligence artificielle embarquée dans ces logiciels peut généralement identifier leur nature. Reste alors à renseigner un lot de métadonnées (comme le fournisseur d’une facture, par exemple).

Matériellement, la numérisation peut se faire avec les appareils des entreprises ou des administrations clientes comme, dans certains cas, avec ceux du prestataire pour de la reprise de stock ou des formats particuliers. Numerize a ainsi l’habitude de transporter ses scanners de près de 150 kg pour numériser des registres d’état-civil dans les mairies ou des documents confidentiels d’entreprise. Le rôle des prestataires est aussi d’aider les entreprises à faire le tri avant de scanner. « Nous analysons les documents pour ne numériser que le plus important », assure Boris Coriol.